S'appuyer sur le questionnaire de contrôle interne pour convaincre

De nombreux attributs et compétences sont en jeu lorsqu’il s’agit de convaincre un interlocuteur, comme l’aisance relationnelle, le goût de l’à-propos, la qualité du travail préparatoire. Il n’existe pas de méthode universelle pour emporter l’adhésion de son auditoire, ni de recette miracle. Cependant, il est possible d’identifier deux conditions à réunir pour se mettre dans les meilleures dispositions pour persuader son contradicteur : lui énoncer ce qu’il connaît et donner sens à ce qu’on lui propose. Ces deux impératifs sont complémentaires. Il y est question de signifier le changement sur la base de connaissances partagées.

Le questionnaire de contrôle interne répond tout à fait à cette double exigence. Premièrement, sa construction que nous détaillons ci-après s’appuie sur la décomposition en tâches d’un processus déployé opérationnellement par notre interlocuteur à convaincre. Les échanges contradictoires entre les fonctions de contrôle et les métiers concernés portent ainsi sur des sujets maîtrisés par chaque prenante. Le débat n’est donc pas investi en terre inconnue...

Ensuite, une fois les tâches identifiées de façon claire et distincte grâce au questionnaire de contrôle interne, il est plus aisé de donner sens à la gestion des risques et à ce qu’elle impose. N’oublions pas que les contrôles sont un moyen. Leur justification n’a de sens que selon la finalité qu’ils recouvrent, c’est-à-dire de limiter les risques opérationnels inhérents aux composants du processus dont fait état le questionnaire de contrôle interne.

Même si aucun processus n’est identique au sein d’une organisation, la démarche visant à les cerner avec le questionnaire de contrôle interne peut être unique. Premièrement, quel que soit leur objet, leur construction est appropriée au moment de la préparation des travaux de contrôle ou d’audit. En effet, avant d’évaluer le niveau de maîtrise des risques, encore fait-il connaître l’existant opérationnel. Construire le questionnaire de contrôle interne répond à cette nécessité. Ceci est réalisé à partir des procédures et des modes opératoires qu’obtient tout contrôleur ou tout auditeur au démarrage de ses travaux.

Ensuite, sur le fond, le questionnaire de contrôle interne est établi de façon à répondre aux interrogations suivantes pour chaque tâche identifiée : quelle est sa nature ; quels objectifs opérationnels couvre-t-elle ; qui la traite et qui la supervise ; quelle est sa fréquence de réalisation ; enfin, combien d’opérations concerne-t-elle. Une fois ces questions levées, il est plus aisé de déterminer ou de recommander un dispositif de maîtrise des risques. Le contrôleur ou l’auditeur se trouve en effet informé, à propos du processus contrôlé ou audité, de ce dont il s’agit, des finalités opérationnelles en jeu et des responsabilités associées, des opérations traitées et leur volumétrie.

L’audit réalise une mission sur la maîtrise des risques inhérents au processus d’achat. Lors de la phase d’enquête préliminaire, les auditeurs collectent les procédures rédigées par la direction des approvisionnements. A partir de cette base documentaire, ils dressent le questionnaire de contrôle interne selon les orientations suivantes :

• Quelles sont les tâches déployées au sein de la direction des approvisionnements pour répondre aux demandes d’achats formulées par les différents services de l’organisation ?
• Quels sont les objectifs alloués à la direction des approvisionnements ?
• Comment est organisée la prise en charge des besoins émis par les services jusqu’à la réception des biens ou la réalisation des prestations commandés ?
• Quand et de quelle façon chaque commande est-elle formulée auprès des fournisseurs ?
• Combien de demandes d’achats la direction des approvisionnements traite-elle sur une période normale d’activité ?

Les réponses obtenues servent alors aux auditeurs pour développer leur argumentaire à propos des conclusions d’audit suivantes : adéquation des contrôles aux tâches identifiées au sein de la direction des approvisionnements ; maîtrise des risques par la même direction au regard de ses objectifs opérationnels ; qualité des traitements opérés par les acheteurs pour répondre aux besoins des services de l’organisation ; dimensionnement suffisant de la direction des approvisionnements pour répondre aux demandes d’achat émises en interne et pour entretenir des relations de qualité avec les fournisseurs.

Jean-François Caron - Président de la SAS FormaConseils

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