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Bonjour et bienvenue dans cette ressource dédiée au développement professionnel, au contrôle et à l’audit. Je suis Jean-François Caron, consultant et formateur au sein de la SAS FormaConseils. Je vous invite dans cette ressource à réfléchir ensemble sur les critères de qualité des contrôles, ou comment vous assurer que vous contrôler efficacement vos activités. Point essentiel avant tout développement : retenons qu’un contrôle n’a d’intérêt que s’il est efficace pour couvrir les risques. Contrôler pour contrôler n’a aucun intérêt, en ne contribue pas à la maîtrise des activités. Pire, cela génère un coût sans avantage. C’est ainsi que l’audit interne par exemple est amené à recommander la suppression de contrôles lorsque ceux-ci ne sont d’aucune utilité, même si reconnaissons-le ce cas de figure est plutôt rare. Évaluer l’efficacité des contrôles, donc leur qualité, n’est pas non plus un exercice des plus simples. Les contrôles bien souvent sont ancrés dans des habitudes de travail. Les remettre en question, jusqu’à envisager parfois leur suppression, peut surprendre, voire créer des résistances. Néanmoins, ne nous privons pas de les évaluer pour peut-être moins contrôler tout en conservant la maîtrise de ses activités.
Pour évaluer la qualité de vos contrôles, je vous conseille dans un premier temps de vous assurer qu’ils vous permettent d’identifier, le cas échéant, tout écart entre ce qui attendu et ce qui est réalisé, ainsi que les causes de ces écarts pour engager ensuite les actions correctives nécessaires. Prenons un exemple. Vous êtes responsable d’une fonction commerciale. Votre entreprise est engagée contractuellement auprès de ses clients à leur répondre dans un délai maximum de cinq jours pour donner suite à leur commande. Supervisant l’activité des commerciaux, vous disposez ainsi d’un contrôle permettant de recenser les temps de réponse de vos collaborateurs auprès des clients. Vous avez ainsi capacité à être alerté de tout retard pris dans l’exécution des commandes. Ce contrôle est donc efficace en constatant si nécessaire des écarts entre les engagements pris par votre entreprise et leur exécution. Et sur la base de ces écarts, après analyse, il vous est possible de revoir s’il le faut les processus commerciaux, ou alors de sensibiliser vos collaborateurs au respect des contrats signés avec la clientèle.
Dans un second temps, il s’agit de vous intéresser au coût que représentent vos contrôles. Ceci permet de vérifier que leur impact financier n’est pas supérieur au bénéfice attendu. Un contrôle efficace est en effet celui qui coûte le moins cher tout en permettant de couvrir les risques. Il est donc question ici d’optimiser les façons de contrôler, tant sur un plan humain, matériel, qu’en termes de temps consacré. Par exemple, vous réalisez chaque semaine un rapprochement entre les données de gestion et la comptabilité pour vous assurer que les opérations initiées par votre entreprise sont correctement traduites dans les comptes. Il s’avère que ce dispositif est consommateur de temps. En outre, le système d’information a fait l’objet d’une nouvelle version qui sécurise la comptabilisation des opérations. Dans le cas présent, il est alors plus opportun d’effectuer mensuellement le rapprochement et non plus selon une fréquence hebdomadaire. Vous adaptez en conséquence votre rythme de contrôle. La charge de travail se trouve ainsi réduite tout en assurant un niveau de couverture satisfaisant des risques.
La responsabilisation est également un critère d’évaluation très important. Pour chaque contrôle est désignée une personne qui en est responsable, tant à propos de sa réalisation, de son actualisation, que des actions correctives à mettre en œuvre en cas d’erreur ou d’anomalie. Imaginons un service de back-office traitant d’opérations de nature très diverse et selon une volumétrie conséquente. De multiples contrôles sont donc à mettre en œuvre pour maîtriser les nombreux risques opérationnels. Afin que cette maîtrise soit effective dans les délais requis, le management en charge du back office répartit l’ensemble des tâches à contrôler entre les personnes de son service et responsabilise chacun sur la bonne exécution des contrôles.
Ensuite, un contrôle est efficace si vous disposez des moyens nécessaires pour son déploiement, qu’ils s’agissent de temps, d’outils, de pouvoir. Sur ce dernier point, l’efficacité d’un contrôle est aussi fonction de l’endroit où il est positionné sur l’échelle hiérarchique. S’agissant entre autres de superviser les résultats de contrôle relatif à une activité donnée, cette supervision est confiée au responsable de service puisque celui-ci dispose d’une part d’une vision transverse des travaux opérés, d’autre part de la légitimité statutaire pour faire évoluer l’existant si nécessaire.
Terminons notre sujet sur la relation entre efficacité et cohérence à propos des contrôles. En l’occurrence, un contrôle est cohérent s’il contribue à maîtriser les risques inhérents aux objectifs déterminés et à la stratégie en découlant. Illustrons ce point. Soit une organisation qui s’oriente stratégiquement vers le développement de son portefeuille client. Son marché historique étant saturé, un nouveau produit est distribué auprès de la clientèle pour développer le chiffre d’affaires. Cependant, cette nouvelle offre implique des obligations réglementaires à respecter. Autrement dit, les orientations stratégiques décidées pour l’entreprise conduisent à augmenter le risque de non-conformité. Des contrôles sont alors déployés. Leur efficacité est fonction de leur cohérence quant à maîtriser réglementairement l’activité nouvellement proposée par l’organisation.
Ainsi se conclut cette ressource. Si vous souhaitez me contacter pour toute question relative au sujet évoqué, ou si vous souhaitez une formation dans ce domaine ou un accompagnement pour votre développement professionnel, n’hésitez pas à me contacter. Vous pouvez le faire par mail à l’adresse suivante : jfcaron@outlook.fr. Ou par messagerie Whatsapp au + 33 6 80 24 16 25. Je vous remercie de votre attention et vous donne rendez-vous pour une prochaine ressource vidéo.
Jean-François Caron - Président de la SAS FormaConseils
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