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Bonjour et bienvenue dans cette ressource vidéo dédiée au développement professionnel, au contrôle et à l’audit. Je suis Jean-François Caron, consultant et formateur au sein de la SAS FormaConseils. Je vous présente dans ce nouvel épisode ce qui à mon sens est à maîtriser dans toute communication orale en entreprise. Même si nous communiquons tous, nous ne sommes pas égaux face à cet exercice. La communication appelle des qualités personnelles qui pour partie sont conditionnées par des dispositions naturelles. Heureusement, il est possible de dépasser son tempérament, avec le travail, pour mieux communiquer et réduire ainsi les inégalités. Mais les efforts il est vrai ne sont pas de même ampleur, selon que l’on est introverti ou pas. Dans tous les cas de figure, ne nous décourageons pas. Même si la marche à franchir est haute, se mettre en marche finit par payer. Ce qui nous freine ne nous condamne point à l’immobilisme. Au contraire. Plus les efforts sont conséquents pour réussir sa communication, plus celle-ci est de qualité une fois l’objectif atteint. La réussite n’est jamais très loin des difficultés. C’est ainsi que vous accompagnant pour maîtriser votre communication orale, je vous propose quelques repères afin de progresser. Toutefois, ne nous méprenons pas. Il ne s’agit ni de recette, ni de système. La communication orale n’a rien de systématique, fort heureusement. De multiples facteurs la conditionnent, et peut-être même que le hasard s’en mêle.
La communication orale est un alliage fait de fond et de forme. Sans fond, elle est illusoire ou sans intérêt. Sans forme, elle est inefficace. Autant dire que pour réussir sa communication, avant toute chose il faut éviter de communiquer. Le conseil peut sembler paradoxal. Mais finalement, il est placé sous le signe de l’évidence. Comment en effet réussir à communiquer sans s’y être préparé ? Comment faire passer un message, présenter une conclusion, chercher à convaincre, alors que l’objet de la communication est insuffisamment contrôlé ? Toute préparation est indispensable avant de s’engager dans tout échange. Et être prêt, c’est avoir un plan qui structure les informations à fournir ou les arguments à présenter. Partez donc en entretien seulement une fois posées sur le papier les idées clés de votre intervention et leur articulation. Vous serez ainsi dans de bonnes conditions pour guider les échanges et vous montrer cohérent. De plus, si la nature de votre entretien vous permet de faire part de votre plan à votre interlocuteur, il est fort à parier que celui-ci vous en sera reconnaissant.
Second repère pour maîtriser sa communication orale : instaurer un climat de confiance. Quel que soit l’objet d’un échange, les relations entre les parties prenantes nécessitent un minimum de confiance réciproque. Si vous vous trouvez être à l’origine d’un entretien et devoir ainsi le conduire, c’est à vous que revient la charge de rendre confiant vos interlocuteurs vous concernant. Pour cela, commencez par vous présenter avec le plus de neutralité possible. C’est là un exercice bien plus difficile qu’on ne le pense. Etre neutre s’agissant de soi ne va pas de soi. La-aussi, se préparer à se présenter est incontournable. Ensuite, expliquez la nature de votre entretien et quels en sont les objectifs. Pour être confiant, votre interlocuteur doit savoir où vous souhaitez l’emmener. Il lui faut également comprendre pourquoi vous vous adressez à lui, et non à quelqu’un d’autre. Cette compréhension est indispensable pour lever toute incertitude sur votre rencontre. A défaut, votre interlocuteur pourrait penser que sa présence est animée par des raisons lui échappant et ainsi se sentir comme piégé. Enfin, dès le début de l’entretien, il est important de préciser qu’elle en sera la suite. Si un compte-rendu sera rédigé par exemple. Si une nouvelle rencontre sera organisée, avec pourquoi pas les mêmes intervenants. Ou bien encore si une restitution sera faite auprès du supérieur hiérarchique. Ainsi, vous gagnez la confiance de votre interlocuteur en lui précisant où il se situe dans le déroulement de vos travaux et comment il y contribue.
Le langage est le véhicule principal en matière de communication orale. Les termes employés ont donc leur importance. Maîtriser sa communication, c’est bien-sûr se faire comprendre, ce qui implique une attention particulière au vocabulaire employé. A ce titre, dans un contexte professionnel, s’adapter sur les termes à utiliser est fonction des deux éléments suivants : premièrement le poste occupé par son interlocuteur, deuxièmement son statut hiérarchique au sein de l’organisation. Ainsi, s’adressant à une personne en charge d’une fonction très opérationnelle nécessite l’emploi d’un vocabulaire technique, précis, faisant référence à des tâches particulières. En revanche, les propos avec le management seront d’autant plus généralistes que l’encadrement est proche hiérarchiquement de la direction générale.
La communication orale n’est pas seulement verbale, loin de là. La posture, la gestuelle, la prosodie, sont des composantes très importantes d’une relation communicante. Attention alors qu’il n’y ait pas d’incohérence entre le discours et la présence. Par exemple, quand il s’agit de souligner un point important d’un message, ou encore de convaincre, être physiquement en retrait, le corps en arrière, les épaules rentrées, n’est pas une posture appropriée pour dégager tout le dynamisme nécessaire à ce type de situation. S’exprimer en croisant les bras n’est pas non plus l’attitude la plus opportune qui soit. La congruence entre le savoir-dire et le savoir-être est essentielle en communication. Tout comme il est important de montrer à son interlocuteur qu’on l’écoute. Il ne s’agit pas seulement d’entendre, mais d’écouter. C’est là une qualité forte en communication que de savoir se taire. L’écoute exige le silence et l’attention. Et se montrer comme écoutant activement son interlocuteur repose sur des ressorts non-verbaux, comme un hochement régulier de la tête, un regard expressif, ou bien une posture générale qui signale l’ouverture.
Préparer son entretien. Instaurer la confiance. Employer le vocabulaire approprié. Soigner sa posture. Autant de repères clés pour maîtriser sa communication orale. Ajoutons, pour compléter notre analyse, deux leviers, soit la capacité à recadrer les échanges, et savoir conclure un entretien. Il arrive parfois que l’on se trouve face à un intervenant chez qui la faconde semble illimitée. Dans tel cas, le recadrage est impératif pour ne pas se laisser emporter vers des sujets sans rapport avec l’objet de l’entretien. Seulement, recadrer un interlocuteur n’est pas aisé. Cela demande du tact et un sens de l’à-propos développé. Quant à conclure les échanges, il revient d’adresser à notre interlocuteur les remerciements d’usage pour le temps qu’il nous a consacré, de lui souligner l’importance pour nous des informations obtenues, de lui préciser quelle sera pour lui la prochaine étape.
Ainsi se conclut cette ressource. J’espère qu’elle vous aura fourni quelques pistes pour parfaire votre communication orale. N’hésitez pas en tout cas à me contacter pour toute question, ou alors si vous souhaitez une formation dans ce domaine ou un accompagnement pour votre développement professionnel. Vous pouvez me joindre par mail à l’adresse suivante : jfcaron@outlook.fr. Ou par messagerie Whatsapp au + 33 6 80 24 16 25. Je vous remercie de votre attention et vous donne rendez-vous pour une prochaine ressource.
Jean-François Caron - Président de la SAS FormaConseils
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