Contrat d'approvisionnement et performance de l'entreprise

La qualité des contrats d’approvisionnement  représente un avantage compétitif incontournable, retenue pour évaluer la performance d’une entreprise. Les études sur le sujet montrent que les organisations adoptant une procédure structurée de gestion des contrats bénéficient de répercussions financières positives, notamment en termes de marge. Ce présent article délivre les points essentiels de maîtrise pour la gestion des contrats d’approvisionnement, à commencer par l’expression des besoins. 

La qualité des contrats d’approvisionnement est fonction de la maîtrise du processus allant de l’expression des besoins jusqu’à ma détermination des éléments contractuels.  Les phases principales de ce process sont les suivantes :

• détermination des besoins en approvisionnement (nature, quantité, qualité, prix) en adéquation avec les contraintes de production et les opportunités en matière de projet ;

• étude du marché pour connaître les fournisseurs potentiels, aptes à répondre au mieux au cahier des charges imposées par l’entreprise ;

• organisation en interne pour la réalisation opérationnelle des approvisionnements ;

• établissement d’un budget prévisionnel pour estimation de charges ;

• détermination des modalités contractuelles : type de contrats, engagements réciproque, encadrement des risques, termes et conditions spécifiques.

Une fois les besoins d’approvisionnements exprimés et les modalités opérationnelles déterminées, la contractualisation des achats se prépare de façon suivante :

• choix du type de contrat approprié ;

• précisions des modalités contractuelles : offres fermes, propositions négociées, méthodes d’approvisionnement électroniques, cartes d’approvisionnements,… ;

• conception des documents contractuels et formulaires d’engagement ;

• structuration des termes et conditions du contrat.

Les bonnes pratiques pour fixer les engagements des fournisseurs s’appuient sur :

• une identification préalable des risques inhérents au contrat. L’emploi de tableaux de bord pour le suivi des objectifs et des performances en termes d’approvisionnement permet de compléter efficacement  la gestion des risques en amont de la signature ;

• l’obtention des informations sur les offres ou propositions des fournisseurs éventuels sur la façon dont seraient couverts les besoins de l’organisation, à l’aide d’entretiens réguliers avec les tiers concernés, la communication de cahier des charges. 

Pour faciliter la communication entre l’organisation et les fournisseurs potentiels, des outils internet de type web-based peuvent être employés.

L’appel d’offres est un process permettant d’encadrer l’organisation dans sa sélection des fournisseurs. Cette phase inclut l’ensemble des aspects contractuels (engagements réciproques, quantité, prix, délais de livraison, modalités de paiement,…). L’efficacité de l’appel d’offres suppose des critères d’objectivité quant au choix des fournisseurs et des outils d’évaluation appropriés pour apprécier la qualité des propositions formulées.   

Une fois le fournisseur sélectionné et le contrat signé, l’organisation met en œuvre un système de contrôle pour s’assurer à la fois du respect par le tiers concerné de ses obligations contractuelles, mais aussi qu’elle est elle-même en conformité avec ses engagements. L’évaluation régulière de la qualité des biens livrés ou des prestations réalisées vient compléter les contrôles de conformité. Ce process de maîtrise des risques est à superviser par une entité indépendante du service en charge des approvisionnements pour éviter toute situation de conflit d’intérêts. Ces dispositifs sont complétés par des audits réguliers sur les processus de sélection des fournisseurs et le suivi de leurs prestations avec pour référentiel les éléments contractuels.

Radouane Mansour Billah  -  Jean-François Caron

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