Sur l'urgence de rétablir la comptabilité
La comptabilité est le reflet des opérations économiques réalisées par une entreprise, ce qui nécessite de prendre de la distance vis-à-vis des affaires courantes. La comptabilité peut donc apparaître comme une fonction à part au sein d’une entité, à la fois distante et pourtant concernée par tous les métiers de l’entreprise et toutes les relations que celle-ci noue au sein de son environnement. L’activité comptable est aussi bien indépendante que dépendante à l’égard des autres fonctions comme des évènements qui traversent l’entité. Pour preuve, même si la comptabilité repose sur un système efficace garantissant une information sécurisée et fiable, une désorganisation importante de l’entreprise ou tout autre incident opérationnel d’ampleur peut impacter le process de production des données financières jusqu’à l’interrompre. La comptabilité devient alors incapable de restituer ce qui est. Et son influence est telle que son silence accroît les effets des déboires rencontrés par une organisation. Comment en effet dépasser les difficultés sans en connaître la source et la portée financières. La comptabilité, en plus de l’obligation de restituer le réel, est nécessaire pour piloter une entreprise, pour la gouverner, surtout lorsque les vents sont contraires. Sans elle, point de salut pour une organisation dans la tourmente, d’où l’urgence de la rétablir quand la tempête l’a également emportée.
Les relevés bancaires nécessaires mais pas suffisants pour rétablir la comptabilité
Le rétablissement de la comptabilité consiste à retrouver toutes les opérations économiques effectuées par l’entreprise et qui ont échappé à tout enregistrement. Rétablir les comptes exige avant tout de recenser les engagements donnés et reçus par l’organisation, que ce soit vis-à-vis des tiers comme en interne. Il s’agit de collecter toutes les traces des opérations passées pour ensuite en comprendre la nature et les comptabiliser en conséquence. La difficulté de l’exercice repose cependant sur ce recensement car bien souvent les pièces comptables ont disparu…Pour rétablir la comptabilité, il convient de s’appuyer sur des documents établis par des tiers avec lesquels l’entreprise travaille. Les relevés bancaires sont ainsi l’une des premières sources d’information sur laquelle s’appuyer. Les mouvements constatés sur les comptes de banque nous renseignent en effet sur le dénouement des opérations réalisées par l’entreprise. Les flux de trésorerie sont en quelque sorte la conséquence des actes de gestion. Mais cette information n’est que partielle pour produire les comptes. L’origine et la destination des fonds, qui sont à connaître pour comptabiliser selon le principe de la partie double, ne sont pas renseignées sur les relevés bancaires. Enfin, toute opération économique n’impacte pas systématiquement la trésorerie. L’entreprise peut prendre des engagements ou en recevoir sans que ceux-ci se traduisent par un mouvement bancaire. Il s’agit en l’occurrence d’opérations de hors-bilan qui sont toutes aussi importantes que les postes d’actif et de passif puisque conditionnant l’avenir de l’entreprise.
S'appuyer sur les clients et les fournisseurs pour rétablir la comptabilité
La révision des relevés bancaires est ainsi nécessaire pour rétablir la comptabilité mais pas suffisante. Pour identifier ce qui est à l’origine des flux de trésorerie, il convient de procéder à un exercice habituellement pratiqué par les auditeurs internes comme externes, soit la circularisation. Celle-ci consiste à obtenir des informations auprès des tiers avec lesquels l’organisation est en contact pour la réalisation de ses activités. En l’occurrence, sont particulièrement visés par cette action les clients et les fournisseurs de l’entreprise. Les circulariser consiste habituellement à leur demander le montant du solde concernant l’organisation et constaté dans leurs comptes. Cependant, pour rétablir la comptabilité, disposer du solde des comptes de tiers ne suffit pas. Il convient de solliciter les clients et les fournisseurs pour obtenir les grands-livres des opérations non lettrées et réalisées conjointement afin d’enregistrer celles-ci dans les comptes de l’entreprise en souffrance. Néanmoins, il s’agit là d’une demande qui n’est pas ordinaire, dépassant le champ d’investigation des auditeurs auxquels sont habitués les tiers collaborant avec l’entité. Celle-ci pourrait donc se voir opposer un refus qui réduirait d’autant les possibilités de remise en état de sa comptabilité. A moins que l’entreprise ne joue la carte de la transparence en informant ses clients et ses fournisseurs sur l’objet exact de ses sollicitations. Bien-sûr, il n’est jamais aisé de dévoiler ses difficultés à ceux avec lesquels on travaille. Mais ces derniers sont bien souvent plus informés qu’on ne le pense. Dans le cas présent, au travers de la circularisation, l’entreprise fait la démarche d’informer ses clients et ses fournisseurs de sa situation en leur expliquant qu’elle les sollicite pour l’aider à rétablir ses comptes. Pratiquant ainsi, elle les transforme en partenaires. Comme quoi les secrets de polichinelle ne sont pas toujours inutiles…
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