Définition et caractéristiques d'une structure organisationnelle
La structure organisationnelle d’une entité est un moyen et non une finalité. Au même titre que les processus, les outils, les ressources, elle est employée pour l’atteinte des objectifs. Elle n’en pas moins singulière compte tenu qu’elle cristallise les relations humaines et qu’elle traduit des délégations en cascade. En effet, il appartient au pouvoir exécutif, généralement une direction générale, d’engager les moyens nécessaires et suffisants pour la réalisation des activités et ainsi permettre à l’entreprise de recevoir les fruits souhaités par les propriétaires. Seulement voilà, aucune direction générale, aussi talentueuse qu’elle puisse être, n’est omnisciente, ni ne dispose de don d’ubiquité. Même si le pouvoir exécutif a besoin d’être incarné, l’exécution des tâches est diffuse. Une structure organisationnelle est donc mise en place pour allouer des missions opérationnelles à un ensemble de directions. A charge pour celles-ci de s’organiser selon le même principe délégataire en répartissant les travaux à mener entre les différents collaborateurs. Une organisation est finalement la diffusion de la fonction exécutive au sein d’une entité, cette diffusion étant structurée avec des liens hiérarchiques et formalisée au travers d’un organigramme. Elle est également un point d’audit essentiel compte tenu de son caractère universel au sein de l’entreprise. L’auditeur interne a tout intérêt à inclure l’aspect organisationnel dans chacune de ses missions.
Les critères d'efficacité d'une structure organisationnelle
Auditer l’aspect organisationnel consiste principalement à s’assurer que la structure employée est efficace, en référence aux critères d’efficacité suivants :
- concordance : l’organisation est structurée de façon adéquate par rapport à la nature et à la volumétrie des activités de l’entité. La concordance doit permettre d’éviter une trop grande bureaucratisation des affaires, laquelle bien souvent est stérile, mais aussi assurer un minimum d’encadrement pour que les directions opérationnelles s’engagent toutes dans la même voie ;
- autorité : les liens hiérarchiques sont clairement établis, notamment si coexistent des liens fonctionnels. Ainsi, chaque collaborateur a un et un seul responsable, ce principe levant toute ambiguïté dans l’exercice du pouvoir et évite les consignes contradictoires ;
- responsabilisation : l’organigramme est suffisamment clair et précis pour que les responsabilités soient distinctement établies entre les différentes directions et niveaux hiérarchiques. N’oublions pas que la responsabilisation est un facteur clé d’implication des collaborateurs, de motivation ;
- reporting : la diffusion de la fonction exécutive entre les directions implique une production d’informations à tous niveaux. Il n’est pas possible ni nécessaire que toutes les données soient captées par la direction générale, ni par chaque responsable de direction pour ce qui concerne ses activités. La sélection de l’information s’impose, avec la rédaction de reporting. Cet exercice repose sur l’identification et la communication de données, à l’état brut ou sous une forme analytique, agrégée, vers les acteurs décisionnels, pour le pilotage des activités ;
- décloisonnement et coordination : une structure organisationnelle résulte de l’affectation des rôles, des missions, des responsabilités, entre les collaborateurs. Pour autant, ce résultat ne doit pas se traduire par un trop fort cloisonnement des directions entre elles. Les frontières nuisent à la transversalité nécessaire face à un environnement de plus en plus complexe, donc plus exigeant en termes de synergie. A l’inverse, trop décloisonnée l’organisation peut générer une dilution des responsabilités, avec pour effet une absence de directives, donc de coordination entre les directions ;
- ressources : sans ressource, une organisation est une coquille vide. Toutes les qualités précédemment citées ne sont effectives qu’à condition de doter la structure organisationnelle de moyens humains, matériels, financiers.
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