L'auditeur interne avec la forme et le fond
Les facteurs de réussite d’une mission d’audit interne sont divers : qualité de la préparation des travaux, bonne coordination entre les auditeurs, adéquation du budget alloué au regard des risques inhérents à l’activité ou au métier concerné, anticipation des problématiques compte tenu des évolutions organisationnelles ou encore réglementaires...Ainsi, les leviers de succès d’un audit sont nombreux, mais les sources d’échec elles aussi sont multiples. Disposer de compétences dans un domaine particulier ne garantit pas de maîtriser la totalité des sujets. Pire, certaines aptitudes l’emportent sur d’autres jusqu’à altérer l’image, voire la crédibilité, du professionnel qui pourtant se croît aguerri. Ainsi, l’auditeur chevronné n’est pas protégé par ses années d’expérience. Vient aisément à l’esprit l’image, certes quelque peu caricaturale, du très bon technicien ne sachant pas communiquer, ou de son double inversé qu’est le communicant sans savoir-faire. La technique et la communication ne sont cependant pas antinomiques. Au contraire, elles se complètent. L’auditeur interne pour devenir un bon professionnel et le rester doit entretenir cette complémentarité. La forme sans fond n’est qu’un écran de fumée, et le fond sans la forme généralement est incompris. L’auditeur doit ainsi tout autant approfondir ses connaissances que développer ses aptitudes relationnelles.
L'auditeur, à la fois proche et distant de l'audité
Pratiquer l’audit interne exige des compétences et du savoir-être. En effet, ce qui est en jeu en audit, c’est d’obtenir des informations, donc de communiquer pour les recevoir, pour ensuite les exploiter grâce à des connaissances. Ce n’est donc pas tout de poser de bonnes questions. Encore faut-il être en mesure d’obtenir des réponses pertinentes. Ceci oblige donc l’auditeur à entretenir une relation de qualité avec les personnes auditées. Des travaux aussi bien préparés soient-ils ne sont guère utiles face à une communication détestable entre l’audit et les métiers. En outre, l’animosité, et aussi l’amitié, efface l’objectivité si nécessaire pour évaluer sans jugement ce qui est. Il est impératif pour l’auditeur de construire avec les audités une relation sans passion mais avec suffisamment de proximité pour que s’installe durablement un climat de confiance entre les parties prenantes. A défaut, la communication peut très vite basculer du champ professionnel vers une voie émotionnelle sans issue. L’auditeur doit donc être à la fois distant et proche de l’audité. Pour cela, nul besoin de verser dans la schizophrénie, encore moins d’éprouver des théories en matière de communication dont les auteurs prétendent volontiers qu’elles épuisent tous les secrets des relations humaines…Bien souvent, quelques postures simples suffisent à édifier une relation équilibrée entre distance et proximité, surtout quand il s’agit de s’entretenir avec les audités.
Quelques conseils simples pour bien débuter un entretien d'audit
L’auditeur, aussi pertinentes soient ses questions, n’obtiendra pas de réponse satisfaisante de son interlocuteur si celui-ci n’est pas confiant à son encontre. La confiance se perd plus facilement qu’elle ne s’acquière. Elle est un édifice fragile. Pour autant ses fondations ne sont pas inaccessibles. Des principes simples suffisent parfois à solidifier une relation franche, sans soupçon, ni arrière-pensée. L’auditeur interne s’attachera donc à respecter ces quelques règles suivantes :
- fixer un entretien avec l’audité à une heure appropriée, en tenant compte des impératifs professionnels et aussi, avec juste mesure, personnels de la personne qu’il sollicite. C’est ainsi que les tranches horaires de 10 heures à 12 heures, et de 14 heures à 16 heures, sont appropriées pour planifier un entretien d’audit ;
- choisir un lieu neutre pour s’entretenir, comme une salle de réunion au sein du service audité. Il est en effet inconvenant que l’auditeur demande à son interlocuteur de se rendre à la Direction de l’audit. L’audité pourrait alors fort bien considérer qu’il fait l’objet d’une convocation, et non qu’il soit question d’un entretien d’audit ;
- éviter la présence de plus de deux auditeurs lors d’un entretien. Au-delà, le collaborateur audité peut avoir l’impression de participer à un grand oral, ce qui génère du stress, ou encore de se trouver face à des juges… ;
- se tenir physiquement prêt à l’écoute et disponible vis-à-vis de son interlocuteur. Toute communication est autant non verbale qu’orale. Une posture physique en décalage avec le discours crée toujours de l’incompréhension, voire de l’inquiétude, chez celui ou celle recevant les signaux. Dire que l’on est à l’écoute de l’autre ne suffit pas à la confiance. Il faut l’être également !
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