Sur l'importance de donner du sens et de la progressivité à l'entretien en contrôle ou en audit
L’entretien est un moment particulier des travaux de contrôle ou d’audit. Il y est question d’obtenir des informations factuelles s’inscrivant dans l’objet d’une mission, ceci auprès d’interlocuteurs qui généralement n’ont pas sollicité la venue des contrôleurs ou des auditeurs. Beaucoup d’à priori peuvent également perturber la qualité des échanges, l’image du contrôle ou de l’audit étant parfois réduite à celle relevant d’une inspection à charge. Les entretiens n’en sont pas moins d’une grande importance pour une meilleure maîtrise des risques. Ils peuvent conduire à des constat(s) à la source d’amélioration(s).
C’est au contrôleur ou à l’auditeur de créer les conditions de réussite d’un entretien. Il est de sa responsabilité de lever tout préjugé à son encontre, de faire acte de transparence auprès de son interlocuteur quant à la nature de son intervention pour dépasser toute inquiétude, de donner enfin du sens à sa démarche afin d’obtenir l’adhésion de la personne sollicitée. Ces intentions impliquent que le contrôleur ou l’auditeur présente l’objet de sa mission et explique en quoi l’entretien y satisfait. A cela s’ajoute la capacité de bien structurer le contenu des échanges en fonction d’une progressivité chargée de sens. Ceci permet en effet que tout à chacun s’y retrouve dans la démarche, tant la personne rencontrée que le contrôleur ou l’auditeur.
Sur la structuration de l'entretien en contrôle ou en audit
Chaque mission de contrôle ou d’audit est spécifique. Il n’en est pas moins impossible d’orienter les entretiens selon une progression commune, laquelle est construite selon les thèmes et l’ordre suivants :
- Activités et objectifs : il s’agit de prendre connaissance de la nature des activités faisant l’objet du contrôle ou de l’audit, et des objectifs sous-jacents. Débutant l’entretien avec cette thématique, on donne la possibilité à son interlocuteur de détailler ce qu’il connaît le mieux puisqu’y participant quotidiennement, donc de le mettre à l’aise. En outre, l’objet de la mission relevant de la maîtrise des risques et du contrôle, les activités et les objectifs sont à la base de toute évaluation ;
- Moyens : le déploiement des activités et l’atteinte des objectifs sont effectifs à la condition d’engager des moyens. Il importe donc pour le contrôleur ou l’auditeur d’en connaître la nature. Cette prise de connaissance permet aussi de structurer l’entretien autour de points clés tels l’organisation d’une direction ou d’un service, les processus employés pour réaliser les opérations, le système d’informations utilisé afin de traiter, diffuser, conserver, sécuriser les données ;
- Risques : l’identification et la mesure des risques sont réalisables partant des activités, des objectifs, des moyens. Une direction ou un service prend en effet intentionnellement des risques pour atteindre ses objectifs, tout comme elle se trouve exposée à des risques du fait de ses activités et de ses moyens ;
- Contrôle permanent : les contrôles sont adossés aux risques précédemment identifiés et mesurés. Ils visent à en réduire la probabilité de survenance. Il est donc logique que le contrôleur ou l’auditeur questionne son interlocuteur sur les contrôles une fois cernés les activités, les objectifs, les moyens, les risques ;
- Enjeux réglementaires : n’oublions pas que l’une des priorités pour le contrôle ou l’audit est de s’assurer que les opérations effectuées au sein de l’organisation sont conformes à la règlementation et aux règles fixées en interne. Il est donc pertinent de recenser les points de conformité selon les zones de risque relevées précédemment pour chaque thème ;
- Pilotage : rien ne se fait au sein de l’organisation sans décision. Mais encore faut-il que ces décisions soient bonnes ! En ce sens, la qualité du pilotage des activités par la direction ou le service concerné est une préoccupation majeure pour le contrôleur ou l’auditeur. Il lui faut donc être informé sur la façon dont ce pilotage est mis en œuvre, quels sont les outils utilisés, quel est le schéma décisionnel emprunté, quels sont les indicateurs reportés ;
- Actions correctives : aucune activité n’est exempte d’erreur, ni de problématique. Le contrôleur ou l’auditeur s’intéresse ainsi aux difficultés rencontrées par la direction ou le service concerné par la mission, et la manière dont elles ont été dépassées – si c’est le cas ! - grâce à des plans d’actions.
Jean-François Caron - Président de la SAS FormaConseils
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