Les mots et les formes à éviter dans la communication écrite en audit

La précision est requise en audit puisqu’il s’agit de restituer ce qui est, à partir de constats, et d’émettre des recommandations sur base de ce qui devrait être. Les mots ont donc leur importance. Leur choix est primordial. L’auditeur évitera par conséquent d’employer des termes génériques qui altèrent la justesse du propos, et ainsi emportent peu l’adhésion de ceux qui les reçoivent car s’y reconnaissant trop peu. « Globalement », « fréquemment », « généralement », font parties de ces expressions qui englobent tous les cas de figure pour finalement ne dirent presque rien…L’auditeur doit également conclure sans ambiguïté, en laissant peu de place au doute. Ceci n’empêche certainement pas de se tromper, mais au moins les affirmations représentent-elles un terrain solide sur lequel il est possible de débattre. Par contre, les formules consacrées telles « peut-être », « probablement », « éventuellement » sont comme des châteaux de carte prêts à s’effondrer au moindre vent contraire. En outre, auditer consiste à fournir une assurance raisonnable. L’auditeur est donc sûr de lui, de son jugement, de la qualité de ses travaux qui fondent ses conclusions, et non certain de détenir une vérité ne souffrant aucune contestation. A bannir donc des communications écrites les termes « absolument », « complètement », « totalement ». La mesure d’un propos impose une forme de retenue, en audit comme ailleurs…

La forme, c’est le fond qui remonte à la surface, comme l’écrivait Victor Hugo. Ainsi, la façon dont sont employés les mots en dit bien plus qu’on ne le pense. La manière n’est pas à remiser au second rang après la matière, elle est toute aussi importante même si différente. L’auditeur doit donc prêter une attention particulière au style qu’il emploie pour éviter que son propos ne soit reçu par son interlocuteur différemment de ce qu’il souhaite. Les principales formes de communication écrite à éviter en audit sont les suivantes :

• Agressivité : l’audit consiste à évaluer, non à juger, encore moins à condamner. Les discours  sentencieux sont à proscrire de tout échange entre l’audit et les personnes auditées. Les formules constructives, elles, sont à privilégier par l’auditeur, puisqu’elles mettent en évidence à la fois les insuffisances et la façon de les dépasser ;

• Négativité : les tournures de phrases systématiquement négatives sont déstabilisantes, elles produisent du déséquilibre de nature à rompre l’adhésion, voire la confiance, de l’audité vis-à-vis de l’audit. Il n’est pas question bien-sûr d’enjoliver ce qui est, mais d’être mesuré lorsqu’il s’agit de présenter un constat, aussi négatif que soit celui-ci ;

• Technicité : les sujets audités compte tenu de leur complexité nécessitent parfois un haut degré de technicité, voire d’expertise, chez les auditeurs. Etre expert d’un domaine sur le fond n’oblige pas à chercher à l’être sur la forme. L’expertise s’apprécie avant tout en fonction de la pertinence des constats et des recommandations, moins dans la façon de les écrire ou bien encore de les dire…